La representación gráfica del proceso se convierte en un instrumento muy importante para guiar su ejecución en forma ordenada; busca mostrar en forma dinámica y lógica la secuencia del trabajo, permitiendo conocer y comprender el proceso que se describe, a través de los elementos como los pasos, los documentos y las unidades administrativas y cargos que intervienen en él.
El flujograma es una herramienta de representación gráfica de gran importancia para el levantamiento, análisis, diseño, mejoramiento y control de los procesos.
VENTAJAS:
Estandariza la representación gráfica de los procesos de trabajo.
Identifica con facilidad los aspectos más relevantes del trabajo.
Facilita el análisis y mejoramiento de los procesos. Este punto es de especial importancia, lo que se evidencia con la agilización de los procesos eliminando los trámites innecesarios; suprimiendo lo que no es esencial, y simplificando lo que sí es.
Muestra la dinámica del trabajo y los responsables del mismo.
Facilita la ejecución del trabajo.
Impide las improvisaciones y las consecuencias.
Evita el desvío o distorsión de las prácticas de la empresa.
Provee elementos que facilitan el control del trabajo.
Describe en forma sencilla el paso a paso de cada proceso y complementa la descripción literal, facilitando su consulta.
Engloba las acciones realizadas con el propósito de transformar la información de entrada en los resultados esperados.
Verifica el desarrollo real del proceso y representa objetivamente aquello que ocurre cotidianamente en la rutina normal de trabajo.
Facilita la comprensión rápida del trabajo.
Describe cualquier proceso, desde el más simple hasta el más complejo.
Permite la visualización rápida e integrada de un proceso, facilitando el examen de los pasos, la secuencia y las responsabilidades de los ejecutantes.
Identifica rápida y fácilmente los puntos débiles y fuertes del proceso.
Propicia la visualización de la distribución del trabajo entre los empleados y entre las dependencias.
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